Programmasecretaris Vlootvernieuwing Rijswijk (ZH) • ELLBRU

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor het team dat werkt in het RWS kantoor Rijswijk zijn wij voor 32 uur per week op zoek naar een programmasecretaris vlootvernieuwing. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Ben jij de enthousiaste programmasecretaris die wendbaar is, sterk in organiseren en coördineren, inhoudelijk kan adviseren én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je vanuit pro-activiteit en wil je bijdragen aan een echt grote klus, het vernieuwen en verduurzamen van de vloot van de Rijksrederij? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol: de programmasecretaris Vlootvernieuwing (ca. 75%)

Als programmasecretaris ben je de steun en toeverlaat van

• de Programmadirecteur en
• het Management Team (7 leden)

Jouw eerste focus ligt op het ontzorgen van de Programmadirecteur en het soepel laten verlopen van de activiteiten op het niveau van het MT. Daarnaast zet je je in voor het gehele programmateam in brede zin.

Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met de twee collega Senior Projectondersteuners. Je hebt geen formele aansturende rol binnen het secretariaat, maar draagt wel bij aan een goede coördinatie, waarbij de onderlinge werkrelaties de bouwstenen vormen voor een soepele samenwerking.

Je wilt voor langere tijd (meerdere jaren) bij ons programma blijven werken. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is kan je je werkzaamheden verder uitbouwen.

..en jouw aanvullende rol als secretaris van het MT van de Rijksrederij (ca. 25%)

In aanvulling op bovenstaande vervul je ook de rol van secretaris bij het wekelijkse MT (5 leden) van de Rijksrederij. Dat is een apart organisatieonderdeel, met andere MT-leden. Beide onderdelen werken nauw samen en zijn gezamenlijk gehuisvest. In deze dubbelrol profiteer je van je kennis van beide onderdelen en ben je op natuurlijke wijze een verbinder. Vanzelfsprekend handel je hierin discreet en houdt je vertrouwelijke informatie binnenskamers. Inhoudelijk gaat het om agenda voorbereiding, stukkenstroom verzorgen en notuleren.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Jij straalt wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je werkt! Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je houdt ervan om zelfstandig aan het werk te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega’s.

Je haalt voldoening uit de dagelijkse agenda-puzzel: het inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met de verschillende belangen van verschillende deelnemers). Je beheert de agenda van de Programmadirecteur en zorgt ervoor dat zij zich zo optimaal mogelijk kan richten op haar werkzaamheden. Daarnaast kun je meedenken over verschillende vraagstukken en je collega’s van advies voorzien.

Door je positie ben je een centrale spil binnen de MT’s waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie, advies en ondersteuning.

Dit zijn een aantal van de werkzaamheden waarmee jij meewerkt aan onze opgave:

• managen van informatie en het beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails;
• managen van documenten en informatiestromen;
• (inhoudelijk) bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s;
• bijhouden van overzicht van opdrachtbrieven en nota’s;
• voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties;
• coördinatie van de tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines;
• coördinatie van de wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines;
• notuleren van (complexe) overleggen, het regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering;
• agendabeheer en algemene ondersteuning Programmadirecteur Vlootvernieuwing;
• (inhoudelijk) bijdrage aan voortgangsrapportages;
• archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect).

Gevraagd

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal een HBO (of gelijkwaardig) opleiding;
• Je dient fysiek aanwezig te zijn op locatie op de projectdagen (zie beschrijving);
• Je hebt aantoonbaar minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
• Je hebt ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS office t.b.v. secretariële werkzaamheden. 

Wensen:

• Je beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• Je beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een projectteam van minimaal 25 medewerkers.
• Je beschikt over aantoonbare affiniteit met de maritieme sector (werkomgeving of opleiding/cursus/training)
• Je beschikt over de gevraagde vaardigheden en relevante werkervaring, in het bijzonder het plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen
• Je geeft blijk van de competenties nauwkeurigheid, proactiviteit en klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit. Dit dient middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit jouw de motivatie en wordt geverifieerd tijdens het sollicitatiegesprek.  

Eigenschappen:

• Nauwkeurig
• Proactief en oplossingsgericht
• Klantgericht
• Communicatief en verbindend
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen

In deze functie verwachten zij dat je zelfstandig optreedt, maar wel in nauwe samenwerking en verbinding met je collega’s. Je weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen en je stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Aanbod

Als programmasecretaris vlootvernieuwing voor Rijkswaterstaat werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 uur per week;
• Salarisschaal: (€4.300 -  €5.500);
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 1 oktober.