Office Administrator Oud Gastel

Vacature in het kort

Voel je je goed in een rol waar je veel dingen tegelijk moet doen? Als Office Administrator bij TGW Systems BV is dat precies wat je gaat doen. Je bent belangrijk voor de dagelijkse gang van zaken op ons kantoor. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt, van het beantwoorden van de telefoon tot het plannen van vergaderingen en het regelen van kantoorbenodigdheden. Ook houd je contact met verschillende bedrijven voor bijvoorbeeld schoonmaak en reparaties. Een afwisselende baan in een fijne sfeer! Wil je meer weten over wat we bieden? Lees nu verder!

Volledige vacaturetekst

Als ervaren multitasker voel je je enorm op je gemak binnen een functie als kantoororganisator.
Proactief, zelfstartend, gemotiveerd en organiserend. Je houdt ervan om alles te regelen en de dagelijkse gang van zaken in een informele sfeer onder controle te hebben? Als dit iets voor jou is, dan raden we je zeker aan om verder te lezen.
TGW Systems BV is op zoek naar een georganiseerde, proactieve en zelfstandige Office Administrator voor 32 uur per week, die tijdelijk (1 jaar) verantwoordelijk zal zijn voor de dagelijkse gang van zaken op het Benelux kantoor in Oud Gastel.

Jouw taken
Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor bezoekers en behandelt inkomende telefoongesprekken, e-mails en inkomende en uitgaande post.
Je voert diverse algemene administratieve taken uit zoals notuleren en brieven schrijven, scannen en archiveren, beheren van de algemene agenda en vergaderzalen, organiseren van vergaderingen, lunches of andere activiteiten en plannen van uitstapjes.
Je bent het aanspreekpunt voor facilitaire zaken. Dit omvat het beheer van sleutels en badges (toegangscontrole van bezoekers en uitgifte van bezoekersbadges) en het beheer van contractuele documenten. Tot je taken behoren ook het onderhouden van contacten met het schoonmaakbedrijf, het afvalverwerkingsbedrijf en de property manager over kantoorgerelateerde zaken en reparaties.
Tot slot controleer en bestel je kantoorbenodigdheden, andere benodigdheden (koffie, thee, enz.), IT-gerelateerde apparatuur en mobiele telefoons inclusief abonnementen.

Gevraagd

• Je bent een gemotiveerde teamspeler met een heldere en zelfverzekerde persoonlijkheid die zeer klantgericht is.
• Je hebt een flexibele en volwassen aanpak met het vermogen om zonder supervisie te werken.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk en je hebt een professionele manier van telefoneren.
• Je bent een ervaren administrateur met ervaring in het runnen van een kantoor met uitstekende aandacht voor detail.
• Je hebt het vermogen om onder druk en met strakke deadlines te werken.
• Je bent in staat om rapporten, procedures en zakelijke correspondentie te schrijven.
• Je bent bedreven in Microsoft Office-pakketten zoals Word, Excel en Powerpoint.

Aanbod

• Een dynamische, open en informele werkomgeving met prettige collega’s
• Een tijdelijk contract met marktconform salaris en 8% vakantietoeslag.
• Reiskostenvergoeding € 0,23 per kilometer (max. 100 km per dag)
• CAO Metaal en Techniek, Technisch installatiebedrijf van toepassing.
• 32 vrije dagen (gebaseerd op full-time werkweek).
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder collectieve zorgverzekering, bijdrage voor sportschool, korting op private auto lease, een fietsplan en ruime werknemersverzekeringen.